信息管理科：未雨绸缪，以信息技术赋能业务发展
一场疫情，催生了“云办公”的火热，线上信息沟通、审批文件、召开会议……虽然线下不能聚在一起，但在云端，心拧成了一股绳。
“工欲善其事，必先利其器”，相信这个道理，加特可广州IT团队是深谙于心的，不然怎会有提前构建的移动应用平台和功能，怎会有远程办公工具的高效导入，怎会有业务电子化与简单化的快速匹配？以用户为导向，推动业务信息化与数字化，信息管理科在疫情中展现出了他们应有的价值。
保障远程办公的高效与安全
“之前远程办公受VPN限制，网速很慢，这次改善后，员工们都反馈网速变得通畅，就和在公司一样，在家办公的工作效率得到了保证，心情也变得愉悦了。”这是IT团队针对“疫情期间远程办公”开展满意度调查时得到的一致评价。
良好的网络条件是开展远程办公的重要基础。增强VPN功能，改善远程办公网络，是IT团队首先实施的重要举措，不仅优化了外网访问内网资源的速度，也临时开放了一系列外网服务，如邮箱、工作沟通软件，以保证业务的顺利进行。同时，通过数据中心“云化”，将部分部署在公司IT机房的系统和服务器迁移到电信云平台，以提升服务品质。
在网络信号增强与稳定的基础上，IT团队还大力推广以企业微信为主的移动应用，用以信息收集与发布、远程沟通、召开视频会议等。此前由于信息安全要求，移动应用多以信息发布为主，疫情期间绝大多数功能得到了应用，且IT很好地起到了支持业务的作用：如收集员工行程与发布安全通知，IT将系统和功能搭建完成后，权限交予人事、安健等业务部门，真正让信息沟通更高效，也极大地提升了业务效率。
此外，SaaS服务的使用范围也做了进一步扩展，例如机票预订，此前需要固定人员联系航空公司处理，改善后员工可以自行填写申请单，审批完后即可跳转平台自行预订机票，业务更简单化。
“当时我们还单独创建了IT窗口，同事遇到IT问题时便可找我们咨询。”信息管理科中级工程师卓超回忆道，这是他们第一次做线上服务窗口，咨询量非常大，有时晚上11点还有同事在办公，他们也会第一时间给予答复，瞬间化身“淘宝客服”。
科室内部也会定期召开会议，总结前一天用户的咨询事宜，对咨询较多的常见问题，制定指引手册，内置企业微信上，使同事们在遇到问题后能自行找到解决方法，提高处理效率。
电子化与简单化的有力支持
现有系统和移动应用的功能，未必能满足所有业务部门的个性化需求。因此，IT团队也通过不断收集用户反馈，和多部门联合，将部分业务电子化、简单化。
如采购单据、支付流程的电子化，此前需要将文件打印后现场签字，疫情期间无法线下办公，出差时也会遇上这种窘境，因此通过电子签字、审批代替线下签字，方便供应商和采购部进行单据交付，也方便财务审批并走完支付流程。
再如系统和功能的简单化，还是以审批、支付为例，不少单据的填写是有规范要求的，因此IT团队通过智能设定，未达到系统逻辑要求，便自动提示或退单，规避下道工序的工作浪费；部分内容会根据上一条填写逻辑，自动填写，降低了填错的几率，更减少了人工录入的工时。
还有培训课程的线上化。IT和培训团队联合，将不少课程从面对面培训，转为视频录制、线上观看。讲师逐章录制，录到最佳效果为止，减少了线下培训时的紧张，让课程更完美。
不少疫情期间开展的工作方式改革得以保留至今，有效提升了加特可广州的信息化、数字化水平。
IT开设线上服务号窗口。
是检验成果也是新的挑战
FY21年，加特可提出加速DX（Digital Transformation，数字化转型）的集团方针，希望以此推进流程制度、生产效率的改革，提升加特可的整体竞争力。
这次疫情对加特可广州而言，提供了一次检验DX进程的机会。其不仅证明了加特可广州在数字化方面的前瞻性——移动应用和信息化系统的基盘已经构建，所以疫情期间才能迅速找到对应的工具和方法；也对未来提出了更高的要求——如何满足日益增长的移动办公需求、数字化项目需求，让信息化、数字化和更多实际业务结合，以提高效率、创造新的业务增长模式，信息管理科一直在思考和实践。